Konferenční servis
Vážené kolegyně, vážení kolegové, rádi bychom vás informovali o vytvoření koordinační skupiny s pracovním názvem "KONFERENČNÍ SERVIS". Cílem této skupiny je napomáhat vám při organizování konferencí, nebo jiných akcí v budově FSS, a ulehčit tak organizátorům celou přípravu akce, která vyžaduje propojení technického zabezpečení, prezentace, mediální asistenci a konečně i řešení finančních důsledků.
Celá skupina je napojena na nově vzniklou e-mailovou adresu
konferencniservis@fss.muni.cz
Při plánování vaší akce vás žádáme o zasání informace o tom, že chystáte akci (časový plán, rozsah a případně vaše představy, finanční možnosti a další opatření) právě na tuto adresu. Jednotliví zaměstnanci zodpovědní za tu kterou činnost budou o vašem plánu informováni ve stejném momentě, což jim umožní snazší koordinaci. Na tuto adresu pište prosím co nejdříve poté co se dozvíte či rozhodnete, že budete akci pořádat. Můžete samozřejmě psát i opakovaně, upřesňovat informace, ladit detaily.
Účelem emailové adresy konferencniservis@fss.muni.cz je získávat a sdílet informace důležité pro podporu organizátorů konferencí a jiných akcí.
Devízou Konferenčního servisu je také to, že některé základní aktivity mohou členové skupiny, po řádném projednání s organizátory, koordinovat mezi sebou, čímž Vám, jako organizátorům konference, ubude koordinační práce. Další výhodou je, že členové skupiny konferenční servis mají za sebou organizaci mnoha desítek menších i větších akcí a mohou vám doporučit osvědčená řešení, případně tvořivě zareagovat na vaše požadavky.
Ve skupině "Konferenční servis" jsou začleněni tito zaměstnanci:
- Mgr. Sychra a Mgr. Šedo – za koordinaci rozvrhů
- PaeDr. Jebas - za správu budov
- Mgr. Pažourková - za vnější vztahy
- Ing. Caha - za Centrum informačních a komunikačních technologií poskytující AudioVizuální a počítačový servis
- Ing. Pavlína Kadlčková, DiS. - za ekonomické oddělení
- Volba termínu - vazba na podobné akce, přecházení termínovým kolizím.
- Rezervace kapacit - konferenční místnosti, koordinace obsazení učeben, případné přesuny výuky.
- Ubytování účastníků.
- Propagace akce - web, média, tiskové konference.
- Technické zázemí - židle, stoly, vlajky a transparenty, směrovky, prezentační panely, úklid během a po akci.
- Propagační materiály - využití stávajících, návrh a zajištění nových materiálů pro konkrétní akci.
- Ekonomické a účetní otázky, konferenční poplatky, využití financí
- Zajištění a provoz audiovizuální techniky, ozvučení, zajištění výpočetní techniky. Toto zajištění poskytují v rámci Audiovizuálního a počítačového servisu pracovníci CIKTu. Za CIKT s pořadateli uzavíráme Dohodu o užívání AV a PC techniky v konkrétní místnosti a čase, v níž specifikujeme ozvučení vestavěnými či mobilními audio soupravami, nastavení a odzkoušení funkčnosti powerpointových prezentací, přítomnost techniků CIKTu na konferenci, zaškolení pomocníků pořadatelů, použití PC, projektoru, videa, vizualizéru DVD či notebooku, možnost přístupu účastníků akce na internet, použití dálkového ovládání prezentace či laserového ukazovátka, rozeslání emailu s informací o konferenci, umístění informace na web a využití plasmy pro propagaci,možnost záznamu akcí videokamerou, možnost přímého přenosu akcí na internet, videokonference.